El rincón de JMACOE

En este post queremos analizar como la propia organización acaba siendo improductiva a través de los excesivos consumos de tiempo de los trabajadores en tareas banales o en un mal uso de las herramientas de trabajo, voluntades de los superiores o la mala planificación del trabajador.

Como siempre se ha dicho, «el tiempo es oro«, y es el bien más preciado de nuestra vida, pues al fin y al cabo cada jornada es una lucha contrarreloj. Cada día, cuando llegamos al trabajo, lo hacemos con una idea de cómo será nuestro día, a veces no es una planificación milimétrica ni escrita, pero si es una idea general de cómo debe ser nuestra jornada, normalmente organizado de tal forma que podamos encarrilar perfectamente nuestra profesión con la vida familiar, pero ¿por qué suele fallar?

Nuestra organización personal falla por los imprevistos, pero que se hacen tan cotidianos que deberíamos llamarlos «los previstos imprevistos», pues diariamente tienen lugar, uno tras otro. La nueva age de consultores, «coachs», «consulting manager», vamos, lo que siempre se les ha llamado asesores, denominan a este fenómeno «ladrones de tiempo«.

Estos «ladrones de tiempo», son muy variados, algunos son propios, culpa nuestra, como cuando tenemos que trabajar en equipo y no sabemos transmitir las órdenes o las competencias de cada miembro del grupo, el trabajo que delegamos y los limites del encargo. O bien cuando nos entretenemos más de la cuenta con una tarea, posiblemente leyendo información anexa que no tiene que ver con el encargo o bien tratando de arreglar un tema muy lateral (recuerdo una vez que un compañero se pasó más de media hora decidiéndose por los colores a utilizar para un gráfico de barras).

Sin embargo, estos factores personales que desembocan en pérdidas de tiempo, normalmente se pueden mejorar, primero identificándolos y siendo conscientes de ellos y luego trabajando en las debilidades: bien con una mayor concentración, aprendiendo a delegar, la propia experiencia, etc.

¿Pero qué pasa con los que son totalmente ajenos a nosotros? ¿Podemos evitarlos?

Supongo que no soy el único al que se le ha saturado día tras día la bandeja de entrada del correo electrónico, y que perdemos muchísimo tiempo leyendo información irrelevante para nuestras funciones, y no me refiero a los típicos correos de reenvíos, esos se intuyen por el título así que muchas veces ni los abrimos, me refiero a los correos electrónicos de la propia organización, los cuales son remitidos como si todos fueran vitales, y en realidad muchos ni siquiera son para nosotros, bien se tratan de instrucciones para otros compañeros o departamentos en los que te incorporan una copia, pero que realmente no es ni de tu interés ni lo será.

Por otro lado están los jefes compulsivos y para los que todo es urgente, todo es de máxima prioridad, y si bien el día anterior te habían dejado claras una serie de instrucciones, al día siguiente hay que dejarlo todo para trabajar en otro asunto o seguir otras directrices, con lo cual se pierde mucho tiempo y suele exasperar.

También están las reuniones para decir nada, esas que duran un par de horas, que a veces da la impresión que se realizan para justificar al propio convocante, pues lo mismo que nos está explicando se podría resumir en un correo de 10 líneas (no digo que nos la podrían resumir en un Tweet, porque eso sería pasarme), o bien se trata de información conocida a través de otros medios de la organización.

A estos jefes muchas veces da la impresión que nadie les ha enseñado que las reuniones se deben organizar con cierto margen de tiempo, más que nada como señal de respeto a la planificación que pudiera tener cada uno de sus colaboradores, de forma que haya tiempo para hacer los cambios que fueran necesarios en las agendas de los convocados, más si cabe si la reunión tiene lugar fuera de la jornada laboral. Es muy común que dichas reuniones se convoquen con hora de comienzo pero sin hora de finalización, lo cual es una total falta de respeto y de una ineficiencia absoluta pues no permite que el equipo de colaboradores pueda planificar el resto de la jornada, y aprovechar con exactitud las horas posteriores a la reunión.

Aviso a todos los que sean jefes: las reuniones para grupos o equipos de trabajo, máxime si dichos miembros se encuentran en distintas ubicaciones, se deben convocar con antelación suficiente, mínimo dos o tres días antes, se debe señalar claramente el tema y puntos a tratar, así como el horario de la misma (inicio y fin), el material que será necesario llevar, o bien documentación que debe ser estudiada con anterioridad a la misma. Si quieres que tu equipo sea profesional, tienes que serlo con ellos.

También se generan muchas interrupciones cuando tratamos de ayudar a todo el mundo, hay ocasiones en las que hay que saber decir que no, o bien postergar la ayuda a otro momento, cuando tengamos un hueco libre, así como detectar si realmente se trata de ayuda o es un abuso, pues si siempre somos los primeros en ayudar y nadie nos ayuda, algo está fallando.

El teléfono, evítalo, aunque en ocasiones no hay que perder el contacto personal, sobretodo si se trata de clientes, pero si piensas que la conversación se puede «ramificar» y acabar hablando «de las costumbres del ornitorrinco», mejor es enviar un correo electrónico: claro, conciso y educado (importante, que no se pueda malinterpretar).

Las redes sociales, Messenger, «Whatsapp», etc., salvo que en vuestro trabajo estas sean herramientas profesionales, tratad de desconectarlos o hacer el menor uso posible de ellos, si tenéis un smartphone, desconectar el sonido de estos mensajes, pues desconcentran muchísimo y es inevitable echar un vistazo al móvil a ver quién te ha escrito.

Último consejo, evitad la fatiga, lo peor que hay es trabajar con hambre o sueño, es evidente que mina la concentración y todos los «ladrones de tiempo» antes descritos se acentúan si no tenéis energía.

Jefes y empleados, la productividad no es sólo echar horas, sino trabajar concentrado en lo que se hace, no dar órdenes confusas, respetar los horarios, pensar cuál es el momento apropiado para llamar o enviar un correo a alguien, evitar comunicaciones o reuniones largas cuando se pueden resumir, aprovechar la tecnología evitando desplazamientos innecesarios, saber cuando hay que «atacar» o aplazar un problema o decisión y, pese a todo, siempre reservar tiempo en la planificación diaria para los «previstos imprevistos«.

Autor: Mr. Fahrenheit